Nu geld besparen voor uw onderwijsinstelling door anders in te kopen!

De druk op kostenbesparingen binnen onderwijsinstellingen is groot. De kans dat daardoor de feitelijke onderwijsdoelstellingen voor kwalitatief hoogwaardig onderwijs in het gedrang komen is zeer groot. Echter, uit de praktijk blijkt, dat door het uitbesteden van de inkoop door middel van een geautomatiseerde internetoplossing, aanzienlijke besparingen gerealiseerd kunnen worden. Hierdoor komt weer extra budget beschikbaar voor het echte onderwijswerk! Inkoop mag niet gezien worden als een noodzakelijke last maar als een kans. Naast kostenbesparingen op de inkoopprijs, worden ook besparingen gerealiseerd op de interne inkoopproceskosten en is men verzekerd van de nieuwste en innovatieve leveranciersoplossingen. Ook het voldoen aan de 2010- duurzaamheidseisen zijn bij voorbaat verzekerd.

Met andere woorden: naast kostenbesparingen ook ontzorgen op uw inkoopproces.

De hoogte van de (exploitatie) kosten van een onderwijsinstelling zijn afhankelijk van het inkoopproces. Juiste leverancierscontracten leiden tot goede inkoopresultaten en gestructureerde processen resulteren in een verlaging van de werklast. Juiste inkoopcontracten zorgen voor een goede prijs kwaliteit verhouding die periodiek gecontroleerd en bijgesteld wordt. Een gestructureerd inkoopproces anno 2010 is een proces dat in een digitale omgeving is vastgelegd, zodat alle aangegane verplichtingen vooraf zijn goedgekeurd, waarbij de werklast in de uitvoering tot minimaal wordt beperkt. In de praktijk zien we dat bij vele onderwijsinstellingen het inkoopproces als een last ervaren en dat is jammer. Want professioneel inkopen biedt kansen om de echte onderwijsdoelstellingen daadwerkelijk te helpen realiseren. De praktijk laat zien dat inkoop nog steeds een ‘ve rborgen’ bron van meerwaarde en kostenbesparingen is. Professionaliseringsstappen worden wel degelijk bij onderwijsinstellingen ingezet, maar dit zijn veelal lange trajecten die hoge investeringen met zich meebrengen. Dit kan anders!

De Bestelservice

Voor grotere investeringen zoals energie en schoonmaak heeft een onderwijsinstelling veelal zelf op centraal niveau een overeenkomst met een leverancier gesloten. Voor overige inkopen bepalen de medewerkers zelf waar zij deze aankopen doen. Hierdoor ontstaan omslachtige en tijdrovende bestelwerkzaamheden en is er centraal geen inzicht of toezicht. Het gevolg, dubbele leveranciers, aanzienlijke factuur- en declaratiestromen en bovenal profiteert men niet van een potentieel aanwezig inkoopvoordeel. Door deze inkopen te bundelen en de contracten via één weg te benaderen kan men inkoopvoordeel behalen en de administratieve lasten sterk verlagen.

De bestelservice van Bestdeal is hiervoor een geschikt inkoopinstrument. Inmiddels maken al meer dan 11.000 klanten van (onderwijsinstellingen tot ministeries), gebruik van het uitgebreide producten- en dienstenpakket. Middels bundeling van het inkoopvolume kunnen echte Bestdeals worden aangeboden: kwalitatief hoogwaardige producten en diensten tegen juiste leveringscondities voor de beste prijs en voldoend aan de laatste duurzaamheidseisen. Toegang tot de inkoopcondities is te verkrijgen door direct bij de leverancier te bestellen en uw Bestdeal code te vermelden. Extra voordeel heeft men, door gebruik te maken van Bestdeal Online. Hierin heeft men digitaal toegang tot ± 40 verschillende leveranciers assortimenten waarin eenvoudig en snel gezocht en besteld kan worden. Door medewerkers bestelrechten toe kennen, bestelinstrumenten te gebruiken en inzicht te ververwen in, met behulp van managementrapportages, heeft uw organisatie een gecontroleerd en efficiënt bestelproces en profiteert u van inkoopkostenverlagingsvoordeel.

e-Procurement

De praktijk leert dat door fusies en/of groei van een onderwijsinstelling men start met inkoopprofessionaliseringstrajecten. In dit traject definieert men het inkoopbeleid. Veelal heeft men hierbij de visie om centraal contracten te sluiten, waaruit decentraal besteld kan worden. Om de contracten / assortimenten onder controle te houden stelt men budgethouders aan. Zij onderhouden het contract en dienen akkoord te geven als bestellimieten overschreden worden. Is uw inkoopproces hierdoor voldoende efficiënt, doelmatig, rechtmatig en duurzaam ingericht?

Heeft uw onderwijsinstelling ook voor inkoopprofessionalisering gekozen en herkent u zich in de bovengenoemde punten? Hebt u ook het idee dat u onvoldoende grip hebt op uw operationele inkoopproces? Bijvoorbeeld doordat uw geselecteerde leveranciers verschillende lastig te controleren bestelmethodieken hanteren, of dat u niet het maximale rendement haalt uit gesloten raamovereenkomsten.

NIC Bestdeal heeft een inkoop automatiseringsoplossing ontwikkeld die u de oplossing kan bieden, waarmee de inkoop processtappen worden gedigitaliseerd. In de markt zijn vele inkoopsystemen te koop, dergelijke oplossingen brengen veelal hoge implementatie investeringen en -werklasten met zich mee en zijn niet volledig afgestemd op uw organisatie. Ook de operationele dagelijkse kosten kunnen lager. Bestdeal e-Procurement biedt organisaties één centraal inkoopplatform in eigen “look & feel”, gekoppeld aan uw huidige ICT inrichting. Samen met u creëren we dit platform, waarop al uw leveranciers met de specifieke inkoopcondities toegevoegd zijn. Op basis van uw specifieke inkoopproces worden er digitale processtappen, bestellers, budgethouders en controllers ingeregeld. Dit resulteert in vooraf goedgekeurde bestellingen. Door het inkoopplatform te koppelen aan uw financiële administratie kan de verplichtingenadministratie automatisch worden gevuld, met als resultaat een ontlasting van de werkdruk op de financiële administratie.

Commitment

Uniek in Nederland is Bestdeal Commitment waarin u tegen lage instapkosten voldoet aan de wetgeving, profiteert van maximaal inkoopvoordeel en de gehele organisatie kan via één portaal gebruik maken van het contract waardoor u overzicht en controle op heeft.

In dit artikel hopen wij u te hebben laten ervaren; “Of uw onderwijsinstelling nu klein of groot is, ook voor uw organisatie is er meerwaarde en kostenbesparing te behalen in het inkoopproces.”

Giel van der Linden ( NIC Bestdeal )