Digitaal archiveren met ScanFlowStore is net zo eenvoudig als het maken van een kopie. Met een druk op de knop, creëert de Xerox WorkCentre een digitale kopie die overal opgeslagen kan worden. ScanFlowStore zorgt ervoor dat het document opgeslagen wordt in de juiste map als een tekst doorzoekbaar bestand, bijvoorbeeld een tekst doorzoekbaar PDF bestand. Met ScanFlowStore InterActive Client is bidirectionele communicatie tussen de multifunctionele printer en het netwerk mogelijk. Dit betekent dat het nu mogelijk is om de gewenste opslaglocatie te specificeren op de multifunctionele printer.

Scan direct naar uw Windows mappenstructuur

Elke gebruiker die een document wil scannen, kan zijn document op de multifunctionele printer plaatsen. De bestemming van het gescande document kan ingevoerd worden op de multifunctionele printer (MFP). Gebruikers kunnen direct vanaf de MFP door hun Windows mappenstructuur browsen en de juiste map selecteren om het document in op te slaan. Ook nieuwe mappen kunnen direct op het display van de MFP worden aangemaakt. ScanFlowStore kan ook automatisch een nieuwe map binnen de mappenstructuur creëren gebaseerd op informatie uit het document, zoals datum, tijd, etc. Het is tevens mogelijk om additionele data aan de scan toe te voegen. Deze data kan gebruikt worden om een bestandsnaam te creëren of de documenteigenschappen te vullen. Na een druk op de groene startknop, wordt het document gescand en opgeslagen als tekst doorzoekbaar PDF, JPEG, TIFF, OpenOffice, Word of Excel bestand. Met deze intelligente manier van  scannen zal de efficiëntie binnen uw organisatie toenemen.

Scan naar elke bestemming

Met ScanFlowStore is het mogelijk om documenten te scannen en op te slaan op elke gewenste plek binnen uw Windows mappenstructuur. Als er bedrijfssoftware gebruikt wordt, zoals CRM, financiële, ERP, DMS of juridische software, staat alle informatie over uw contacten, facturen en dergelijke in die applicatie. In dit geval zou het eenvoudiger zijn om uw documenten te scannen en rechtreeks in uw bedrijfsapplicatie op te slaan. ScanFlowStore kan uw documenten direct op de juiste locatie opslaan in uw bedrijfsapplicatie naar aanleiding van informatie die vergaard wordt, doordat gebruikers vragen op de multifunctionele printer beantwoorden. Het is mogelijk om connectoren te creëren voor de meeste bedrijfssoftware en databases met een minimum aan maatwerk. Voor meer informatie over connectoren, kunt u onze connectorbrochures raadplegen of onze website bezoeken via www.scanfowstore.com.

Scanning met barcodes

Met ScanFlowStore is het mogelijk om bijna elke barcode te lezen. Deze functionaliteit kan gebruikt worden voor batch scanning en om dezelfde informatie van een scan toe te voegen als een gebruiker normaal zou invoeren op de multifunctionele printer. Met een barcode scheidingsvel wordt batch scanning mogelijk. Als er grote hoeveelheden (batches) documenten worden gescand, kan het barcode scheidingsvel gebruikt worden om verschillende batches te scheiden en op verschillende plaatsen op te slaan. Het barcode scheidingsvel kan metadata bevatten om documenten op de juiste locatie op te slaan. ScanFlowStore kan ook barcodes lezen die reeds geprint zijn op een document.